大学サービス関係

　この節では大学内のサービスに関する提言を、以下の4項目に分けて述べていきます。

・　教務課 ……　本学の教務課への提言
・　学生支援課 ……　本学の学生支援課への提言
・　入試課 ……　本学の入試課への提言
・　事務全般 ……　本学事務局の各部署全体への提言
・　評価機構

教務課

提言概要

　教務課に関する提言は以下の5点です。

・　職員の接遇態度の向上
・　履修申告・成績確認のオンライン化
・　窓口時間の延長
・　メールの活用
・　証明書自動発行機の稼働時間延長

　今回の調査で大学サービス関連の自由記述データは約300件でした。その中で表4.4.1-1の様な事務職員の接遇が悪いことに関するデータが約120件でした。「人によっては」という意見も多く、全ての職員の接遇が悪いわけではないと思いますが、これだけの数の意見が寄せられている以上、教務課全体で学生への対応の質向上を図る必要があると言えます。
　教務課では現在職員全体で学生への対応の意思統一は行っておらず、対応の仕方は各職員に任せられています。また対応を向上させる取り組みも、4年前の学勢調査を受けての対応以外は行っていなく、改善のための継続的な取り組みが見受けられません。

具体的提言

・　教務課の職員全体で学生への適切な対応を心がける。
・　適切な対応をするために講習会を定期的に行う。
・　上記の取り組みの有効性を評価する。

　前回の学勢調査後に一度接遇講習会を開いているにもかかわらず、今回のような意見が寄せられているため、職員の態度を向上させるための継続的な対策と、それに伴った学生からの評価を行うことが必要であると考えられます。

履修申告・成績確認のオンライン化

表 4.4.1-2 履修申告・成績確認のオンライン化に関する自由記述

現状分析

　現在学習申告・履修確認・成績確認のためのWEBシステムが構築中で、平成21年度より稼動します。またそのための説明会が4月上旬～中旬に開催されます。

具体的提言

　既に解決に向かっているため、特にありません。
しかし、こういった構想の告知は早くから行うべきであると考えます。

窓口時間の延長

表 4.4.1-3 窓口時間の延長に関する自由記述

現状分析

　現在教務課の窓口は8:30～17:00です。そして職員の勤務時間は8:30～17:15で、昼休みは11:30～13:00のうち1時間を各職員交代で取っているということです。職員の勤務時間については法律に基づく職務規定があるため、夜間や土曜の対応は困難ですが、19:15を越えない範囲での勤務時間の移動が出来るなど、窓口時間の延長自体は可能であると考えられます。

具体的提言

　具体的に何分延長するべきなのかを裏付けるデータがないので明言できませんが、30分～1時間の延長でも学生の利便性は十分向上すると考えられます。

メールの活用

表 4.4.1-4 メールの活用に関する自由記述

現状分析

　学生の要望としてはネット上での閲覧というものも含まれますが、講義支援システムなどがうまく稼動していない状況や、休講情報などの即時性が必要なものに関してはメールの活用が有効であると考えられます。

具体的提言

　この提言については「2.　学生・大学間のコミュニケーション」を参照してください。

証明書自動発行機の稼働時間延長

学生の意見

　本館内にある証明書自動発行機について、稼働時間の延長を望む声が見受けられました。

現状分析

　現在発行機の稼働時間は平日の8:30～18:00です。設置当初は24時間稼働していましたが、発行機ハードの更新、設置場所の湿度の高さによる発行機への影響などが原因で、現在の様な稼働時間に至っています。

具体的提言

　休日や夜間、可能であれば24時間の稼動を提案します。その際、現在の設置場所に問題がある場合、今春にはTokyo Tech Front、来年には新図書館が大岡山駅近くに建設されますので、そちらへの設置も検討してみてはどうでしょうか。
　また新年度が始まる4月前後には各種証明書が必要になりますので、その時期と重ならないようメンテナンス期間を設けるようお願いします。

学生支援課

提言概要

　学生支援課に関する提言は以下の4点です。

・　メールの活用
・　窓口時間の延長
・　奨学金申込締切時の仮設窓口の設置
・　職員の対応

メールの活用

現状分析

　学生支援課のサービスには奨学金、キャリア支援、アルバイト紹介などがありますが、そういった情報の周知が不十分であると言えます（※「2. 学生・大学間のコミュニケーションを参照のこと）。

具体的提言

　この提言については「2.学生・大学間のコミュニケーション」を参照してください。

窓口時間の延長

現状分析

　学生支援課の窓口は8:30～17:15ですが、多くの学生は17:00であると認識しているようです。また15分という時間が利便性の向上に有効かどうかが明確ではないため、今後調査する必要があると考えられます。

具体的提言

・入口や窓口への窓口時間の掲示
・教務課と共に窓口時間の延長

奨学金申込締切時の仮設窓口の設置

現状分析

　奨学金申し込みの締め切り当日や前日には学生が順番待ちをして列を成している状態です。毎年多くの学生が申し込みにやってくるのがわかっていることから対策が可能であると考えられます。

具体的提言

・仮設窓口を設ける。

職員の対応

表 4.4.2-1 職員の対応に関する自由記述

現状分析

　学生支援課の職員の対応は良いという意見と、無愛想などといった意見がほぼ同数見られました。

具体的提言

・　職員全体で適切な対応を心がける。

入試課

表 4.4.3-1 合格後の手続きに関する自由記述

提言

　入学金や受験料など出費のかさむ時期ということもあり、遠方からの受験者に対しては合格後の各種手続きの郵送での対応が必要かと考えられます。

大学事務全般

提言概要

　大学事務全般に関する提言は以下の2点です。

・　担当部署の明瞭化
・　英文書類の充実
・　窓口の時間の延長

担当部署の明瞭化

表 4.4.4-1 担当部署が不明瞭であることに関する自由記述

現状分析

　教務課、学生支援課、入試課以外に用事があることは稀かもしれませんが、東工大のサイトにある事務系連絡先所在地一覧(※)を見てもわかるように部署の数は非常に多く、事務職員の方ですらどの部署で何をやっているのか把握できていないようです。
※http://www.titech.ac.jp/inquiries/j/naisen-j.html

具体的提言

総合案内所の設置

　多くの学生が、例えば教務課などの各事務部署での業務・サービス内容を把握できていないことからも、総合案内所またはそれに当たる場所が必要であると考えられます。また、「2. 学生・大学間のコミュニケーション」も合わせてご参照下さい。

英文書類の充実

表 4.4.4-2 附属図書館オンライン・サービス利用に関する自由記述

現状分析

　留学生の受け入れが増えてきているのに対して、英文書類などが充実しておらず、留学生にとって不便な状態になっているようです。また日本の学生からも留学生に対する配慮が足りないという意見が見られます。

具体的提言

・英文の提出書類の充実
・手続きやサービスの英文説明の充実

窓口時間の延長

現状分析

　各専攻の事務など窓口時間延長の要望があります。教務課、学生支援課などとともに各事務の窓口時間の延長を考慮する必要があると考えられます。

具体的提言

・窓口時間の延長